Ihre Aufgaben
Im Jobsharing mit Ihren Arbeitskolleg/innen
- verantworten Sie die administrative Organisation der Kommissionssitzungen
- stellen Sie umfangreiche Sitzungsunterlagen zusammen, bereiten sie elektronisch vor und besorgen deren Versand
- unterstützen Sie die wissenschaftlichen Mitarbeitenden, z.B. bei Recherchen aller Art, bei der Erfassung von Anträgen, bei der Erstellung der Quartalsplanung und der Sitzungsdokumentationen, etc.
- veröffentlichen Sie die Kommissionsbeschlüsse (Medienmitteilungen, Kommissionsberichte, Vernehmlassungsverfahren usw.)
- revidieren und kontrollieren Sie selbständig die schriftlichen Produkte des Sekretariats
- betreuen Sie die zentrale Dokumentenablage im Sekretariat (Papier und elektronisch)
- sind Sie die Drehscheibe für alle Anfragen an das Sekretariat
Ihr Profil
- Sie haben eine kaufmännische Grundausbildung und 2–3 Jahre funktionsrelevante Erfahrung
- Sie besitzen gute aktive Kenntnisse von zwei Amtssprachen
- Sie haben solide EDV-Kenntnisse sowie eine hohe Dienstleistungsbereitschaft und verfügen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
- Sie können Prioritäten setzen und mehrere Projekte parallel bearbeiten
- Sie zeigen Eigeninitiative und arbeiten exakt
- Sie haben eine hohe Sozialkompetenz und idealerweise Erfahrung im Jobsharing
- Sie können mit Personen aus unterschiedlichen Hierarchieebenen, mit Vertretern der höchsten Verwaltungsorgane sowie mit verschiedenen Aussenstehenden kommunizieren