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Eine administrative Sachbearbeiterin / einen administrativen Sachbearbeiter

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Ihre Aufgaben

Im Jobsharing mit Ihren Arbeitskolleg/innen

  • verantworten Sie die administrative Organisation der Kommissionssitzungen
  • stellen Sie umfangreiche Sitzungsunterlagen zusammen, bereiten sie elektronisch vor und besorgen deren Versand
  • unterstützen Sie die wissenschaftlichen Mitarbeitenden, z.B. bei Recherchen aller Art, bei der Erfassung von Anträgen, bei der Erstellung der Quartalsplanung und der Sitzungsdokumentationen, etc.
  • veröffentlichen Sie die Kommissionsbeschlüsse (Medienmitteilungen, Kommissionsberichte, Vernehmlassungsverfahren usw.)
  • revidieren und kontrollieren Sie selbständig die schriftlichen Produkte des Sekretariats
  • betreuen Sie die zentrale Dokumentenablage im Sekretariat (Papier und elektronisch)
  • sind Sie die Drehscheibe für alle Anfragen an das Sekretariat

Ihr Profil

  • Sie haben eine kaufmännische Grundausbildung und 2–3 Jahre funktionsrelevante Erfahrung
  • Sie besitzen gute aktive Kenntnisse von zwei Amtssprachen
  • Sie haben solide EDV-Kenntnisse sowie eine hohe Dienstleistungsbereitschaft und verfügen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
  • Sie können Prioritäten setzen und mehrere Projekte parallel bearbeiten
  • Sie zeigen Eigeninitiative und arbeiten exakt
  • Sie haben eine hohe Sozialkompetenz und idealerweise Erfahrung im Jobsharing
  • Sie können mit Personen aus unterschiedlichen Hierarchieebenen, mit Vertretern der höchsten Verwaltungsorgane sowie mit verschiedenen Aussenstehenden kommunizieren